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Delegieren durch einen externen Unterzeichner wenn der richtige externe Unterzeichner nicht bekannt ist
Bislang konnten nur Workflow-Manager eine Workflow-Aktion an einen anderen Nutzer oder eine Nutzergruppe delegieren. Dies erfordert jedoch, dass der Workflow-Manager stets den richtigen Adressaten kennt. Oft ist aber nur ein Ansprechpartner in einem anderen Unternehmen bekannt und nur dieser kennt den korrekten Adressaten. Hier wird bevor also ein Nutzer seine Workflow-Aktion selbst durchführt, ihm die Möglichkeit geboten diese zu delegieren.
Wird das Delegieren eingeleitet, werden zunächst Name, E-Mail und ggf. Authentifizierungsinformationen – wie Mobiltelefonnummer – von der Person, an die delegiert werden soll, durch eine Eingabemaske aufgenommen. Im Anschluss wird der Workflow-Starter via E-Mail über diesen Delegationsantrag informiert, mit Bitte diesen zu akzeptieren oder abzulehnen. Wird der Delegations-Antrag akzeptiert, wird die Workflow-Aktion an die angegebene Person delegiert und der Workflow läuft normal weiter. Wird der Delegations-Antrag abgelehnt, wird der aktuelle Nutzer darüber informiert und hat erneut die Möglichkeit die Workflow-Aktion zu delegieren oder ggf. doch selbst durchzuführen.
So geht’s! – Anwendung im Signaturportal
1. Auf „Unterschrift delegieren“ klicken
2. Die E-Mail Adresse etc. vom richtigen Adressaten eintragen, also an denjenigen der Workflow delegiert werden soll.
Für den Fall, dass angenommen werden kann, dass die Bestätigung des Delegationsantrags durch den Workflow-Starter stets gegeben ist, kann eine weitere globale Einstellung aktiviert werden. Somit können Workflow-Aktionen sofort – ohne weitere Freigabe – von Nutzern delegiert werden.
Wurde eine Workflow-Aktion auf so einem Weg delegiert, wird dies im Workflow-Protokoll mit Zeitstempel und Details über die Person, zu der delegiert wurde, festgehalten.
Delegieren durch einen externen Unterzeichner wenn nicht bekannt ist wer der Zeichnungsberechtigte ist
Viele unserer Kunden haben jedoch das Problem, dass Sie wenn Sie einen Workflow starten noch nicht genau wissen wer der Externe der ist der wirklich unterzeichnen muss. Also wer der Zeichnungsberechtigte ist.
Unsere Lösung: Ich kann als Workflow-Starter einen Vertrag los schicken der Externe kann sagen ich bin nicht der richtige und kann den richtigen angeben:
Anschließend kriegt der Workflow Starter eine Information das eine Person angegeben wurde (also eine Art Delegierung statt gefunden hat). Der Workflow Starter kriegt angezeigt an wen er das ursprünglich geschickt hatte und welcher der neue Externe ist, an den der Workflow jetzt delegiert wurde soll angezeigt „Vorname Nachname Email Etc.“
Der Workflow-Starter bzw Workflow-Manager kann dann den Delegationsantrag genehmigen. Das wird alles im Audit-Protokoll vermerkt. Schließlich kriegt der neue Externe das den Workflow zum unterzeichnen zugeschickt.
Möchten Sie mehr über das Feature erfahren?
Vereinbaren Sie ein unverbindlichen Termin mit uns und wir besprechen gerne Ihr Wunschszenario und wie wir es Ihnen ermöglichen können.