Elektronischer Posteingang & Posteingangssignatur

Auch wenn wir heutzutage in Zeiten der elektronischen Datenkommunikation leben, werden natürlich auch weiterhin Anschreiben, Verträge, Rechnungen, usw. in Papierform versandt. Zur effizienten Bearbeitung sollen diese Dokumente immer möglichst schnell dem zuständigen Sachbearbeiter zugestellt werden.

Eine schnellere Erfassung und Weiterleitung der Eingangspost können Sie mithilfe der Digitalisierung Ihres Posteingangs realisieren. Durch festgelegte Zustellungsregeln z.B. mit Blick auf die jeweiligen Zuständigkeiten werden Fehlerquellen vermieden.
Das eigentliche Ziel einer Digitalisierung des Posteingangs ist jedoch nicht nur die Beschleunigung von Verarbeitungsprozessen, sondern in erster Linie die zentrale Langzeitarchivierung der Daten.

Wir bieten Ihnen eine Serverlösung, die weit über einen einfachen Signatur-Server hinausgeht. Nutzen Sie hochperformante Serversoftware für Massensignatur, Zeitstempel, Verschlüsselung und Benutzerverwaltung.

Was versteht man unter digitaler Postbearbeitung?

Das Hauptziel (die zentrale Langzeitarchivierung der Daten) beinhaltet u.a. ein automatisiertes serverseitiges Signieren oder überprüfen eingehender E-Mails und/oder Faxe sowie automatisierte Zeitstempelvergabe für den Posteingang.

• Digitalisierung eingehender Papierpost in der Poststelle
  Dokumente, Briefe, Akten, usw. werden automatisiert oder direkt von den Mitarbeitern eingescannt. Sehen Sie hierzu auch Ersetzendes Scannen und Signieren (E-Akten)
• Automatische Klassifizierung und Indexierung der digitalisierten Post
  Dies wird zumeist ebenfalls über die Scananwendung realisiert.
• übergabe der digitalisierten Post an die Signaturanwendung
  Einzelne Dateien oder Dokumentenstapel werden mit einer qualifizierten oder fortgeschrittenen Signatur versehen.
  Pro Dokument und Dokumentenstapel können Zeitstempel zur eindeutigen Zuordnung eingeholt werden.
  Damit kann ein vertrauenswürdiges digitales Langzeitarchiv erstellt werden, in dem unter Zuhilfenahme von Zeitstempeln und digitalen Signaturen ein Hashbaum aufgebaut wird.
• Archivierung der digitalisierten Post
  übergabe an ein ECM (Enterprise Content Management)

Fax-Signatur

Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre Faxe in ein Langzeitarchiv zu überführen. Ein häufig genutzter Weg ist die übergabe der Faxe als PDF/A Datei an den SecPKI Server durch den Fax-Server. Es ist aber ebenso problemlos möglich, dem SecPKI Server über seine API andere Formate zu übergeben.
Der SecPKI Server signiert dann entweder die einzelnen Seiten des PDF oder mehrere PDFs im Stapel. Dies wird letztlich über eine Festlegung in der Konfiguration bestimmt.
Der SecPKI Server fungiert so als Massensignatur-Server. Am Server können Signaturen über Signaturkarten oder Software-Zertifikate erstellt werden.
Diese Signaturen werden geprüft, und ein Hashbaum (Langzeitarchiv) wird aufgebaut, um den Beweiswert der eingehenden Faxe zu erhalten.

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