PDF Formulare: Einholen von Informationen leicht und sicher gemacht.

Egal ob einfache Umlauflisten, Teilnehmerlisten für Konferenzen, Bewerbungs- und Anmeldebögen oder aber komplexe Rechnungen und Finanzübersichten: In der Regel wird heute ein Word-Dokument durch die Gegend geschickt, so dass Personen direkt in Word ihre Daten eintragen können. Dieses Vorgehen ist nicht nur mühselig, sondern auch gefährlich, denn man kann nicht sicher sein, ob die Gegenseite wirklich prüft, ob nicht noch etwas anderes verändert wurde.

Wenn in seltenen Fällen bereits mit einem Formular gearbeitet wird, füllen wir Formulare aus, die bereits existieren, oder wir erstellen Formulare in Drittsystemen, um sie dann mit einem anderen Programm (z.B. E-Mail) den Personen zu schicken, die es ausfüllen sollen.

Ärgerlich an diesen Wegen ist, dass zum einen eine Automatisierung der Gesamtstrecke meist schwierig bis unmöglich ist, und zum anderen gehen viele Informationen verloren, z.B. wer hat was zu welchem Zeitpunkt ausgefüllt? Wo befindet sich das auszufüllende Dokument gerade? Warum gibt es eine Verzögerung? Ein weiteres Problem: Wenn die eingegebenen Daten elektronisch weiterverarbeitet werden sollen, das System die Daten aber nicht auslesen kann.

Eine Lösung für alle Themen rund ums Formular:

Mit den folgenden Modulen des SecPKI Servers bzw. Mit den folgenden Modulen des SecPKI Servers bzw. Signatur Portals

Wir verstehen PDF seit über 18 Jahren

Unsere Programme zum Interpretieren und Bearbeiten von PDF-Dateien folgen stets dem PDF-Standard und sind alle von uns selbst entwickelt. Wir setzen hier nicht auf zugekaufte Tools, Frameworks oder Opensource-Komponenten. Unser Programm hat sich bei Millionen von Kunden bewährt und wird stetig weiter entwickelt.

Ob der Server und damit die Formular-Flows aus dem Internet erreichbar sind, konfigurieren Sie selbst, siehe hierzu mehr

Was ist ein PDF-Formular?

Ein PDF-Formular ist ein ausfüllbares PDF. Formularfelder sind Textfelder, die von einem Benutzer z.B. im Acrobat Reader und unserem Signaturportal ausgefüllt werden können. Neben normalen Textfeldern kann ein PDF-Formular auch Checkboxen und vieles mehr bis hin zu komplexen Formeln enthalten.

Vorteile:

Wenn Sie eine PDF-Datei mit Formularfeldern z.B. in Acrobat Reader oder Foxit (also klassichen PDF-Anzeigeprogrammen) öffnen, erkennt das Programm die Formfelder und zeigt diese dem Benutzer an, so dass dieser sie ausfüllen kann.

Wie sieht der Prozess des Einholens von Informationen aktuell aus

Ist-Zustand - Einholen von Informationen:

Variante 1: An Kollegen werden DOCX-Dateien geschickt, z.B. Verträge, Tabellen, usw. wo Platzhalterwerte gegen die richtigen Werte (z.B. Empfängerdaten) getauscht bzw. gesetzt werden müssen.
Variante 2: Per E-Mail oder Telefon werden die Informationen z.B.für Verträge, Tabellen, usw. eingeholt, wo Platzhalterwerte gegen die richtigen Werte, z.B. die Empfängerdaten, ausgetauscht bzw. gesetzt werden müssen.
Variante 3: Es wird ein PDF-Formular erstellt, wo die Daten durch einen Empfänger eingegeben werden müssen.
Variante 4: Beteiligt sind aktuell immer zahlreiche verschiedene Systeme: Textverarbeitungsprogramme wie Word oder Datenbank-Management-System-Tools, um ein Formular zu bauen, Mail oder Webseite für das Zustellen, interne Tools für Freigabe, usw.

Problem:

Im Falle einer DOCX-Datei - wurden noch weitere Stellen im DOCX verändert neben denen, die gesetzt werden sollten?
Welche Informationen sollen und müssen ausgefüllt werden?
Keine Führung durch die Aufgaben, die vom Empfänger erledigt werden müssen?
Wie erfragt man diese Informationen?
Stellt man Fragen per E-Mail und übernimmt dann selbst die Antworten, schickt man das DOCX per E-Mail oder schickt man ein PDF-Formular per Mail?
- Man kann nicht nachvollziehen, was auf der anderen Seite gerade gemacht wird. Es gibt auch im Nachgang keinen revisionssicheren Beweis, wer was gemacht hat und wer was empfangen hat oder was dann mit den Unterlagen passiert ist.

Nachgelagerter Prozess bzw. nachgelagerte Prozesse:

Erfasste Daten müssen manuell in andere Systeme übertragen werden.
Meist wird ein PDF mit den erfassten Daten erstellt.
Folgeprozesse müssen angestoßen werden.
- Häufige Medienbrüche und keine nahtlosen Prozesse, die ein Prozess-Monitoring über alle nötigen Schritte in dem Gesamtprozess haben.
Häufige Freigabeprozesse ohne Information bzw. ohne erneute Meldungen bei Verzögerungen. Wir wissen alle: Meldungen, die im Arbeitsalltag nicht erneut aufpoppen, werden einfach vergessen, und Folgeprozesse verzögern sich.

Unsere Lösung: Einholen von Informationen leicht und sicher gemacht - Digitale Ende-zu-Ende-Prozesse:

Ein System, mit welchem Sie die ganze Kette der Informationsbeschaffung und Verarbeitung realisieren können.
Formular erstellen (Formular+ Modul) und bereits existierendes Formular (Formular Editor Modul) im Signaturportal Ihren Kollegen und Kunden bereitstellen.
Führung des Benutzers, der ausfüllen soll, welche Schritte obligatorisch oder optional sind, und Hilfestellungen durch formularbezogene Tutorials.
Feldbezeichnungen können gesetzt werden.
Automatisiertes Befüllen von bestimmten Werten.
Die eingegebenen Daten können maschinell weiterverarbeitet werden, ohne dass das anfragende System diese aus dem PDF lesen muss.
Verknüpfen des Schrittes der Informationsbeschaffung mit nachgelagerten Prozessen, z.B. Informieren bestimmter Personen, dass Daten ausgefüllt sind und kontrolliert werden müssen, oder Hinweis auf eine bestimmte weitere Aktion, die noch getätigt werden muss.
Integrieren Sie über eine umfangreiche API alle Prozessschritte in Drittanwendungen, um z.B. nach erfolgreichem Durchlauf des Workflows alle Dateien in ein bestehendes Archiv zu legen oder z.B. bestimmte Werte an ein SAP zu übergeben, usw.
Revisionssichere, konfigurierbare Protokollierung, konform mit Arbeitsgesetzen und DSGVO.

Formular-Editor

Mit unserem Formular-Editor ist es möglich, Formulare hochzuladen und einzelne Feldern unterschiedlichen Personen zum Ausfüllen zuzuordnen. Durch revisionssichere Audit-Trails kann das Ausfüllen des Formulars mit deren Werten protokolliert werden. Es können Felder im Formular zu Pflichtfeldern gemacht werden, so dass die ausfüllende Person auf jeden Fall etwas in das Pflichtfeld eintragen muss. Sie brauchen keine E-Mails hin- und herzusenden und haben die Sicherheit, dass auch keine Texte bzw. Inhalte verändert wurden, wie es bei einer Word-Datei möglich wäre.

Formular Plus +

Mit dem Modul Formular Plus+ ist es nicht nur möglich, die Features des Formular-Editors zu nutzen. Darüber hinaus können Sie selbst auch neue Formfelder hinzufügen, z.B. Namen, Adressen, Telefonnummern, usw. Selbst wenn Sie also keine Formfelder in einem Dokument haben, können Sie dem Dokument mit Formular Plus+ Formfelder hinzufügen. So können Sie im Handumdrehen aus Ihrem PDF, das Sie aus einer Word-Datei DOCX oder einem anderem Textverarbeitungsprogramm erstellt haben, ein PDF-Formular erstellen.

Eine Funktion, die vor allem dann praktisch ist, wenn bestimmte Angaben zu Personen vorher noch nicht gemacht wurden oder (noch) fehlen. Weiterhin ist die Funktion hilfreich, um bereits bestehende Formulare zu erweitern bzw. zu ergänzen. Natürlich sind auch alle Vorteile des Formular-Editors beim Formular Plus+ gegeben.

Keyfacts des Formular Plus+ Moduls

Warum Formular Plus+ verwenden, um ausfüllbare PDF-Formulare zu erstellen?

Sie erstellen Ihre Dokumente direkt aus Word heraus und müssen keine Umwege über PDF-Editoren o.Ä. gehen. Die zu befüllenden Felder legen Sie einfach im Portal an.

Sie erhalten ein Auditprotokoll mit sämtlichen Schritten bis zum Abschluss des Workflows des Formularausfüllens. Dies bestätigt, dass das PDF-Dokument nicht verändert wurde und wer in welchem Schritt was ausgefüllt bzw. signiert hat.

Erfüllt die strengsten deutschen, europäischen und internationalen Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen.

Fügen Sie Ihrer Vereinbarung Standardfelder wie eine Unterschrift oder ein Datum hinzu oder erstellen und speichern Sie benutzerdefinierte Felder.

Füllen Sie die Formulare auf jedem Gerät aus, egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop-Rechner.

Gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Speicherung und Freigabe.

Nahtlose PDF-Bearbeitung ersetzen durch maschinelle Weiterverarbeitung der eingegebenen Daten, ohne dass das Zielsystem diese aus dem PDF extrahieren muss.

Hochgradig anpassbar.

Hoher Komfort.

Formular-Designer

Mit dem Formular-Designer ist es sogar möglich, komplett eigene Formulare zu erstellen, ganz gleich, ob es sich um ein Webformular oder ein PDF-Formular handelt. Sie entscheiden, wie das Formular aussieht, und können dies speichern, bearbeiten und teilen - alles in nur wenigen Minuten. Von Checkboxen bis hin zu Formfeldern können sämtliche Elemente zur Erstellung eines individuellen Formulars eingefügt werden. Weiterhin können Sie das Formular mit dem Look n Feel Ihres Unternehmens versehen und z.B. Ihr Logo einfügen.

Einsatzszenarios

Szenario 1: Formular Editor

Sie möchten ein Formular ausfüllen lassen und legen auf bestimmte Informationen besonders viel Wert? Ausgerechnet dann wird vielleicht eine unbedingt notwendige Information vergessen. Außerdem können Sie erst nach Erhalt des Formulars feststellen, ob das Dokument auch überhaupt alle gewünschten Informationen enthält. Falls Information fehlen, muss wieder aufwändig kommuniziert werden, und das kostet meist wertvolle Zeit.

Dazu wählen Sie in unserem Signaturportal lediglich die Aktion "Formular ausfüllen" nachdem Sie ein Formular hochgeladen haben. Dann können Sie die Felder im Formular den von Ihnen gewünschten Personen zuordnen. Im Folgenden zeigen wir dazu eine Step-by-Step Vorschau:

1. Laden Sie zuerst das Formular, welches ausgefüllt werden soll, im Signaturportal hoch.

2. Als Nächstes wählen Sie einen Nutzer aus, von dem das Formular auszufüllen ist, und wählen anschließend die Aktion „Formular ausfüllen“.

3. Jetzt können Sie die gewünschten Felder dem Nutzer zuordnen. Dazu klicken Sie lediglich auf das Männchen.

4. Um fortgeschritten zu signieren, müssen Sie die Aktion auf "Fortgeschrittene Signatur" ändern.

5. Ziehen Sie die Signatur an die ausgewählte Position und speichern Sie dies.

Szenario 2.1: Formular Plus+

Hinzufügen von Formfeldern mit zusätzlicher Signatur

1. Dokument hochladen.

2. Formfeld platzieren.

3. Signatur platzieren.

4. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf „Qualifiziert Fernsignieren“ klicken. Dieses Szenario ist selbstverständlich auch mit der einfachen Signatur, fortgeschrittenen Signatur oder mit einem Siegel möglich.

Szenario 2.2: Formular Plus+

Ein Externer soll hinzugefügte Formfelder ausfüllen und das Dokument signieren.

1. Dokument hochladen.

2. Legen Sie den Externen als Workflow-Teilnehmer an.

3. Fügen Sie die Formfelder, welche der Externe ausfüllen soll, im Dokument hinzu.

4. Platzieren Sie die Signatur und klicken Sie auf "Workflow starten".

5. Sicht des Externen.

6. Füllen Sie die Formfelder aus.

7. Klicken Sie auf "Einfach Signieren".

8. Sie können Ihr fertiges Dokument herunterladen.