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Verwendung der neuen Zurückweisen-Funktionalität
Sie haben als Unterzeichner oder Prüfer einen Fehler im Workflow entdeckt aber möchten nicht den ganzen Workflow löschen und neu anlegen?
Dann haben wir jetzt genau die richtige Funktion für Sie. Mit der neuen Zurückweisen-Funktion können Sie dem Workflow-Starter bequem dem Fehler über das Portal mitteilen und dieser kann den Workflow-Fehler im bestehenden Workflow korrigieren (bspw. ein falsches Dokument austauschen gegen das richtige) und dann den Workflow neu starten.
1. Rufen Sie einen beliebigen Workflow auf, in dem Sie eine Aufgabe durchzuführen haben.
2. Klicken Sie auf den roten Zurückweisen Text unterhalb der geforderten Aktion.
3. Geben Sie hier einen Grund ein, weshalb Sie den Zurückweisen-Vorgang durchführen möchten, damit Workflow-Starter oder -Manager den Workflow passend bearbeiten und neu starten können. (Je nach Einstellungen ist dieser Schritt optional (siehe Einschalten der neuen Zurückweisen-Funktion))
4. Klicken Sie auf den roten Zurückweisen Knopf.
5. Als Workflow-Starter rufen Sie nun die Von mir gestarteten Workflows auf.
6. Klicken Sie hier auf das Zahnrad, um die näheren Details des Workflows aufzuklappen.
7. Klicken Sie hier auf das fett-gedruckte Bearbeiten.
8. Bearbeiten Sie den Workflow nach Belieben und klicken Sie auf Speichern und Workflow neu starten.
9. Informieren Sie die Teilnehmer über Ihre Änderungen (optional) und klicken Sie anschließend auf Neustart.
Einschalten der neuen Ablehnen-Funktionalität (ersetzt die alte Funktionalität: Abbruch und Schließen des abgelehnten Workflows)
1. Klicken Sie unter Signatur-Portal-Konfiguration auf Workflow-Konfiguration, um die Einstellungen für Workflows zu ändern.
2. Suchen Sie entweder im Suchfeld oben rechts nach den passenden Optionen oder scrollen Sie zum Bereich Workflow-Einstellungen über Unterzeichner und Aktionen
3. Aktivieren Sie Internen Unterzeichnern das Ablehnen von Workflow erlauben, wenn Sie das Ablehnen von Workflows generell für interne Nutzer des Portals erlauben möchten.
4. Aktivieren Sie Externen Unterzeichnern das Ablehnen von Workflow erlauben, wenn Sie das Ablehnen von Workflows generell für externe Nutzer des Portals erlauben möchten.
5. Aktivieren Sie Unterzeichner muss Grund angeben für das Ablehnen des Workflows, wenn Sie erzwingen möchten, dass der Ablehnen-Vorgang vom Nutzer begründet wird.
6. Aktivieren Sie Editieren des Workflows nach Ablehnung zulassen, um die neue Funktionalität als Ersatz für den ehemaligen Ablehnen-Vorgang einzuschalten. Der Workflow wird dann nicht wie zuvor sofort abgebrochen und geschlossen, sondern kann vom Workflow-Starter oder -Manager bearbeitet und neu gestartet werden.