Workflow-Collection – Signieren Sie nicht nur mehrere Dokumente sondern mehrere Workflows in einem Prozess.

Mehrere PDF-Dokumente können mit diesem neuen Feature auch aus unterschiedlichen Workflows automatisch zusammengefasst zu einem Workflowstapel werden, so dass dieser Workflowstapel mit jedem eIDAS-Signaturniveau wie bspw. der qualifizierten Signatur oder auch dem Siegel im Stapel signiert werden kann.
Diese einzigartige Funktion ermöglicht es dem Nutzer nicht nur mehrere Dokumente in einem Prozess zu signieren, sondern sogar mehrere Workflows!

Workflows im Stapel signieren – Ideal für Vorstände

Häufig ist gefordert, dass ein Vorstand abschließend in einem Workflow signiert. Die Zeit der Vorstände ist kostbar und deswegen haben wir die einzigartige Workflow-Collection entwickelt. Mit der Workflow Collection können nicht nur mehrere Dokumente in einem Signaturprozess signiert werden, sondern auch mehrere Workflows die unabhängig von einander sind.

Ein Beispiel:
Es wurden 30 Signaturprozesse gestartet indem der Vorstand abschließend signieren muss. Alle mit der qualifizierten Fernsignatur. Mit der Workflow-Collection haben Sie jetzt den entscheidenden Vorteil all diese 30 Workflows mit nur einer Authentifizierung bei sign-me (bzw Ihrem gewählten VDA) auf einen Schlag zu signieren!
Dabei ist konfigurierbar, ob der Unterzeichner zunächst alle Dokumente auf Richtigkeit prüfen muss oder einfach nur auf der „Signieren“ – Button klickt und signiert.

So geht’s ! – Anwendung im Signaturportal

Nach dem die Option „Offene Signaturanfragen gruppiert anzeigen“ aktiviert wurde können Sie mit dem Feld darunter entscheiden, wieviele Workflows maximal zu einer signierbaren Collection (Sammlung) zusammengefasst werden sollen. Das Maximum beträgt hier aktuell 64 Workflows auf einmal.

Neben der ausstehende Anfragen sehen Sie jetzt ebenfalls ausstehende Sammlungen im Dashboard. Da werden automatisch Workflows mit gleichen Aktionen zu einer Sammlung zusammengefasst. Mit einem Klick auf „Öffnen“ kommen Sie in die Sammlung der Workflows.

Hier können Sie entscheiden, ob Sie dem Tutorial folgen und sich durch alle Dokumente durchklicken (mit „Speichern und Weiter“ ) und dann auf „Signieren“ oder ob Sie den Button ganz unten „Alle Workflows sofort abschließen“ nutzen, um direkt ohne zusätzlicher Prüfung der Dokumente signieren möchten. In vielen Fällen werden Dokumente geprüft bevor Sie zum Vorstand kommen und müssen nur noch signiert werden, deswegen ist der Shortcut über „Alle Workflows sofort abschließen“ sehr beliebt:

Möchten Sie mehr über das Feature erfahren?
Vereinbaren Sie ein unverbindlichen Termin mit uns und wir besprechen gerne Ihr Wunschszenario und wie wir es Ihnen ermöglichen können.

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