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Entwerten 2.0

Ein Dokument ist in irgendeiner Weise fehlerhaft (falsche Angabe in einem Vertrag, Name falsch buchstabiert, falsche Zeitangaben, etc.).
Ein Unterzeichner, dem das auffällt kann dieses Dokument nun entwerten oder prüfen (und anschließend entwerten) lassen.
Die Besonderheit ist, dass dadurch nun nicht etwa der ganze Workflow abgebrochen wird und neu gestartet werden muss,
sondern der Workflow einfach ohne die entwerteten Dokumente weiterläuft und alle anderen relevanten Verträge (oder andere Dokumente) trotzdem noch unterzeichnet werden können.

Da solche Zeichnungsprozesse ja teilweise über Wochen gehen, kann ein oben genannter Fehler im Dokument das Ganze extrem in die Länge ziehen.
Durch die neue Entwerten-Funktion wird diese Zeit gespart.

Verwendung der neuen Optionen als Unterzeichner

  1. Starten Sie einen neuen Workflow oder erstellen Sie eine neue Workflow-Vorlage.
  2. Fügen Sie einen Unterzeichner und eine Signatur-Annotation ein.
  3. Rufen Sie den Workflow zum Signieren für den Unterzeichner auf.
  4. Klicken Sie auf den roten Knopf „Dokumente entwerten“.
  5. Wählen Sie die zu entwertenden Dokumente aus.
  6. Tippen Sie optional eine Begründung für die Entwertung ein.
  7. Bestätigen Sie die Entwertung mit einem Klick auf den Knopf „Ausgewählte Dokumente entwerten“.

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Verwendung der neuen Optionen als Workflow-Manager

  1. Entwerten Sie ein oder mehrere Dokumente als Unterzeichner.
  2. Klappen Sie unter Von mir gestartete Workflows den passenden Workflow mit Klick auf das Zahnrad auf.
  3. Bestätigen Sie hier optional die Entwertung (muss vorher in der Workflow-Konfiguration aktiviert werden).
  4. Je nach Einstellungen sehen zukünftige Unterzeichner nun eine alternative Aktion als Ersatz für die ursprüngliche Aufgabe.

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Optionsübersicht

Folgende Punkte können in der Workflow-Konfiguration unter Signatur-Portal-Konfiguration eingestellt werden:

  • Dokumente in Workflows können entwertet werden.
  • Ein Grund für die Entwertung muss angegeben werden.
  • Die Entwertung eines Dokumentes muss vorher bestätigt werden.
  • Die Entwertung eines Dokumentes beendet den Workflow.
  • Das Protokoll über die Entwertung soll in das entwertete Dokument eingefügt werden.
  • Die Entwertung eines Dokumentes ist nur für den letzten Unterzeichner möglich

    (zusätzlich können besondere Optionen eingestellt werden für den Fall, dass alle Dokumente entwertet wurden).

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Download- und Versandoptionen

In den Workflow-Downloads unter Signatur-Portal-Konfiguration können folgende Optionen eingestellt werden:

  • Entwerte Dokumente können heruntergeladen werden.
  • Beim Download einzelner Dokumente wird bei Entwertung zusätzlich das Entwertungsprotokoll heruntergeladen.
  • Beim Download des Portfolios wird bei beinhalteten entwerteten Dokumenten zusätzlich das Entwertungsprotokoll heruntergeladen.

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In den Nutzer-Benachrichtigungen unter Signatur-Portal-Konfiguration können folgende Optionen eingestellt werden:

  • Beim Versand von Dokumenten werden auch entwertete Dokumente mitversandt.
  • Beim Versand eines Portfolios werden auch entwertete Dokumente mitversandt.

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