Das Signatur Portal

Ohne das Signatur Portal nutzen Ihre Anwender zahlreiche unterschiedliche Tools oder analoge Laufmappen, was zu einem Wildwuchs an Lösungen, Verzögerungen und Medienbrüchen führt. Beenden Sie das Chaos mithilfe des Signatur Portals!

Gründe für das Signatur Portal?

Digitalisieren Sie sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie für alle Prozesse - egal ob HR, eVertrag , unternehmensinterne Freigaben - eine Lösung, die Sie ideal auf alle Unternehmensprozesse hin anpassen können. Nutzen Sie z.B. den HR-Prozess um den Kandidaten gleich automatisiert in Identity und Access Managements anzulegen. Sie können außerdem hochkomplexe Workflows, die aus einem internen Freigabeteil und der Unterschrift eines Externen bestehen, realisieren oder einfache Signaturabläufe, bei dem eine Person ein Dokument selber unterschreiben soll.

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Entscheiden Sie selber, wo das Signatur Portal betrieben werden soll: Auf Ihrem eigenen Server, in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl oder sogar von uns exklusiv für Sie

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Das Signatur Portal ist in hohem Maße an die Wünsche von Unternehmen anpassbar und White-Label-fähig. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen gegenüber Ihren Kunden in Ihrem eigenen Look and Feel und einer persönlichen Ansprache.

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Welche Freigabe- und Signaturtypen gibt es erfahrungsgemäß im Unternehmen?

Prüfen und Freigeben

40%

Einfache Signatur

30%

Fortgeschrittene Signatur

20%

Qualifizierte Signatur

10%

meist intern

meist externe Außenwirkung

Das Signaturportal liefert Ihnen all diese Optionen und noch mehr
Sie haben die Wahl, ob Sie den Server selber betreiben wollen oder ob wir den Server in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl für Sie betreiben sollen.

Einige Beispielszenarien, welche unsere Kunden mit dem Signatur Portal optimiert haben

Ende-zu-Ende-Freigabeprozesse

Gestartet aus einer bestehenden Applikation und anschließender automatisierter Sicherung in Ihrem DMS

Rechnungsfreigabe / digitaler Rechnungsausgang

Verhindern Sie unnötige Wartezeiten, Laufzettel und Medienbrüche

Interne Freigabeprozesse

Mittels digitaler Signatur oder Bestätigung durch den Benutzer

Freigabeprozesse

Mit externer Wirksamkeit / Prokurist

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Digitales Signieren ohne Zeitverlust

Der Benutzer wird für jede Signaturanfrage zum Portal geführt und durch jeden Schritt benutzerfreundlich geleitet.

  • Laden Sie sowohl interne als auch externe Nutzer zum signieren ein
  • Übersicht über alle eingegangenen und ausstehenden Signaturen
  • Richten Sie Ihre Signaturanfrage an eine bestimmte Gruppe
  • Signieren Sie mehrere Dokumente mit der Stapelsignatur auf einmal

Workflows

Ein Workflow im Signaturportal ist eine Verknüpfung bestimmter Aktionen, die das Signieren oder Freigeben für Dokumente oder Aktionen in einer definierten Sequenz abarbeiten. Mit einem Klick konfigurieren Sie für sich individuell angepasste Templates und Workflows.

  • Sie können aktive Workflows bearbeiten
  • Sie haben den Bearbeitungszustand eines Workflows jederzeit im Blick
  • Sie haben Webseiten für Workflows mit vielseitigen Optionen (z.B. Auswahl des Signatur Niveaus, Notizen, Sichtbarkeit, usw.) sowie Webseiten mit einfachen Workflows (z.B. Signaturanfragen mit festgelegter Signatur, keine Notizen, etc.)
  • Der Workflow bietet Ihnen automatisches Terminieren der Einstellungsprozesse, indem die unterschriebenen Verträge direkt in Ihr DMS geschrieben werden
  • Jeder Schritt und jede Aktion des Workflows werden protokolliert. Das Protokoll kann bei Bedarf gesiegelt werden und ist somit revisionssicher
  • Kombinieren Sie unterschiedliche Signatur Niveaus und 2FA-Möglichkeiten in Workflows, die allen Rechtsansprüchen gerecht werden
  • Starten Sie den Workflow auch direkt, z.B. aus einem SAP-System heraus
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Dokumente in Workflows

Sicherheit:

  • Dokumentenzugriff und Dokumentenfreigabe können separat mit verschiedenen Zwei-Faktor-Authentifizierungen geschützt werden.
  • Dokumente werden verschlüsselt
  • Dokumente verlassen niemals Ihre Server. Somit können Sie jede Compliance-Anforderung erfüllen
  • Sichern Sie die Authentizität (wer war der Absender) und Integrität (Unveränderbarkeit / Nicht-Manipulierbarkeit, ohne dass dies auffällt) Ihrer Dokumente durch die Nutzung kryptografischer Signaturen (qualifiziert, fortgeschritten oder Siegel)

Funktionen:

  • Mehrere Dokumente in einem Workflow
  • Dokumente mit informativem Charakter können mitgeschickt werden, z.B. AGBs
  • Wer in einem Workflow welche Dokumente sehen darf, kann pro Teilnehmer festgelegt werden
  • Dokumententypen wie intern und extern helfen Ihnen dabei zu verhindern, dass vertrauliche interne Dokumente in einem Workflow versehentlich nach extern freigegeben werden können
  • Stapelsignatur: Signieren Sie mehrere PDF-Dokumente auf einmal, ohne dass Sie für jedes Dokument einzeln die Signaturposition festlegen müssen
  • Rechtssichere Freigaben mit oder ohne visuelle Signatur in dem PDF

Externe in Workflows

Sicherheit:

  • Sie legen fest, welche Authentifizierung für externe Benutzer gilt, z.B. nur ein E-Mail-Link, Passwort-Login, Zwei-Faktor- Authentifizierung
  • Sie legen fest, ob der Externe das Dokument nach der Authentifizierung auch herunterladen darf oder nicht
  • Sie legen fest, mit welchem Niveau und Signatur-Tool der Externe etwas unterschreiben muss und auch, ob er z.B. zusätzlich noch Daten angeben muss

Funktionen:

  • Legen Sie Personen, mit denen Ihr Unternehmen langfristig zusammenarbeitet, als Benutzer an
  • Personen, die nur gelegentlich an Workflows teilnehmen, bedürfen keiner Registrierung
  • Sie legen fest, welche Dokumente der Externe sehen darf und welche nicht
  • Sie gestalten das Look and Feel der Mail und der Webseite, die der Externe sieht, so dass Ihr Unternehmen die hochwertigste Außenpräsenz erhält
  • Ein Ende-zu-Ende-Prozess aus Identifikation und Signatur z.B. im Kontext der qualifizierten Signatur. Hierbei muss sich der Externe nicht selber um die Erstellung eines Fernsignatur-Accounts oder die Identifizierung kümmern, sondern wird immer von Ihrem Portal Schritt für Schritt durch alle nötigen Aktionen geleitet.
  • Erlauben Sie dem Externen, eigene Signaturkomponenten zu nutzen
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Nutzbar im Browser und gut in bestehende Systeme zu integrieren

Sie brauchen keine weitere Software zu installieren, sondern können einfach und schnell über die benutzerfreundliche Portal-Webseite gehen:

  • Signieren direkt aus dem Browser
  • Auch bequem und komfortabel auf Smartphones und anderen kleineren Displays zu nutzen

Integrierbar in bestehende Systeme:

    • Ende-zu-Ende-Freigabeprozesse mit internem und externem Teil gestartet aus einer bestehenden Applikation, z.B. SAP, und anschließender automatisierter Sicherung in Ihrem DMS
    • Komfortable Integration von Drittsystemen über Schnittstellen/API (REST, SOAP oder andere)

Betrieb: Cloud Server oder
In-house

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In-House

Signaturportal-Server im eigenen Rechenzentrum

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Cloud

Signaturportal-Server als „Managed Service“ aus der Cloud.

Keyfacts

Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung

Unsere Kunden vertrauen seit 22 Jahren auf unsere Erfahrung und Expertise, wenn es darum geht, Prozesse zu digitalisieren und dabei alle Anforderungen der Fachseite, aber auch des Datenschutzes und der Compliance (und zwar weltweit) zu gewährleisten.

Über Uns

Alle eIDAS-Signatur Niveaus

Einfache Signatur, fortgeschrittene Signatur, qualifizierte Signatur, Siegel und weitere Optionen

eIDAS Signatur Niveaus
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Zwei-Faktor-Authentifizierung

Zwei-Faktor-Authentifizierung für Dokumentenzugriff und Signaturfreigabe (SecSign ID, TOTP, FIDO/FIDO2)

Mehr über 2FA
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Trust Service Provider (TPS)

Der Kunde kann aus den wichtigsten TSP im europäischen Markt diejenige wählen, die er nutzen möchte, z.B. Bundesdruckerei (sign-me), Swisscom, Namirial oder Bankverlag.

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Automatisierte Löschverfahren

Welche Daten wie lange gespeichert werden oder gelöscht werden sollen, ist konfigurierbar

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Langzeitarchivierung und Beweiswertsicherung

Qualifizierte Signaturen mittels Hashbaum und Übersignatur absichern

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Rechteverwaltung

Authentifizierung und Rechteverwaltung: Durch ein angebundenes Active Directory, Azure oder anderen IDP oder durch das integrierte Identity and Access Management

Sicherheit

Bei der qualifizierten Fernsignatur verlassen die Dateien niemals Ihren Signaturportal-Server. Nur die Hashwerte werden übertragen

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Hinzufügen

Fügen Sie Ihrem Workflow oder Template begleitende informative Dokumente wie z.B. AGBs und Co. hinzu

Signaturportal Funktionen

Das Signaturportal

  • Übersicht
  • Überblick über ausstehende Signaturanfragen
  • Gestartete Workflows, fortschritt des Workflows überprüfen, abbrechen oder Anfragen delegieren
  • Einen neuen Workflow starten
  • Workflow Vorlagen/Templates anlegen, verwalten und nutzen
dashboard
dashboard zoom
dashboard workflows
Email workflow template
workflow anlegen

Ablauf

  • Dem Unterzeichnenden wird eine E-Mail mit einem Link geschickt, der ihn auf das zu signierende Dokument leitet, oder er geht proaktiv in das Signaturportal und dort auf die Übersicht seiner offenen
  • Der Unterzeichnende wird direkt an die Stelle im Dokument oder in den Dokumenten geleitet, an der er unterzeichnen muss. Es ist auch möglich, dass er z.B. das Dokument nur prüfen, aber nicht unterzeichnen muss.
  • Je nachdem wie der Server konfiguriert ist, hat er nun unterschiedliche Aktionen zu unterschreiben, z.B. indem er auf die Signaturposition klickt und dann entweder seinen Namen per Tastatur eingibt, seine Unterschrift zeichnet oder sein Unterschriftenbild hochlädt. Wenn der Unterzeichnende die entsprechenden Daten (z.B. das Unterschriftenbild) im Profil gespeichert hat, müsste er nur noch auf „Signieren“ klicken.
  • Mit dem Klick auf „Signieren“ ist die Unterschrift erstellt. Ob der Benutzer im Anschluss eine Mail mit den signierten Dateien als Anhang erhält oder er diese im Signaturportal herunterladen kann und nur eine Informationsmail erhält, ist konfigurierbar.
Email Signaturanfrage
Unterzeichnen 2
Unterzeichnen 3
Unterzeichnen 4

Keyfacts

  • Der Ablauf der Signaturerstellung unterscheidet sich, je nachdem welches Signatur Niveau gewählt wird. So ist beispielsweise bei der qualifizierten Signatur eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eine vom validierten Vertrauensdiensteanbieter (Trustcenter) geforderte Voraussetzung. Bei einer einfachen Signatur ist es dem Server-Betreiber selbst überlassen.
  • Look and Feel der Visuellen Signatur kann durch Server Betreibenden Konfiguriert werden

Ablauf

  • Ich lege fest, ob die Person, von der ich eine Unterschrift haben möchte, ein Kollege (interne Person) oder eine Gruppe oder ein Externer ist
  • Ich gebe die Person an, von der ich eine Unterschrift haben möchte. Diese Person kann ich z.B. bei angebundenem Active Directory auch aus der Adressliste auswählen
  • Ich lege fest, welche Art von Unterschrift diese Person durchführen soll (z.B. einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur) oder ob sie z.B. nur etwas prüfen soll
  • Ich kann zudem noch zahlreiche weitere Einstellungen vornehmen, z.B. eine Notiz für diese konkrete Person angeben und festlegen, welche Dokumente die Person in diesem konkreten angelegten Workflow nicht sehen darf
  • Wenn die Person nun angegeben ist und ich eine Signatur von ihr haben möchte, lege ich noch die Position im PDF-Dokument fest, wo die Person ihre visuelle Unterschrift einfügen soll. Ich kann auch einstellen, ob die Person diese Position ändern darf oder nicht.
  • Nun kann ich beliebig viele weitere Personen festlegen und den Workflow starten
  • Die Personen erhalten dann eine Mail mit der Aufforderung zur Signatur - siehe Ansicht: Signierender mit einfacher Signatur
Signaturanfragen 1+2
Signaturanfragen 3
Signaturanfragen 4
Signaturanfragen 5
Signaturanfragen 6
Signaturanfragen 7

Keyfacts

  • Vorlagen/Websites für einfache und umfangreiche Workflows verwenden
  • Ad hoc Workflows starten oder Templates für wiederkehrende Workflows nutzen
  • Beliebig viele Dokumente und Benutzer in einem Workflow

Visuelle Signatur

  • Freie Positionierung durch die Maus oder API auf einem PDF
  • Erkennung von Formfeldern
  • Kann durch den Workflowstarter oder den Signer gesetzt werden.
  • Die Signaturposition kann bei Stapel-signaturen automatisch auf den ganzen PDF-Stapel angewendet werden
  • Mit Logo, Unterschriftzeichnung oder Unterschriftenbild hochladen, über die Tastatur eingeben, Hintergrundfarbe auswählen und weitere Optionen
  • Signaturbilder können im Profil gespeichert werden, so dass der Benutzer die Unterschrift nicht jedesmal neu zeichnen muss. Es kann aber auch konfiguriert werden, dass der Benutzer die Signatur jedesmal eingeben muss
visuelle Signatur

Signatur-Template-Vorlagen

  • Um den Prozess der Workflow- erstellung zu vereinfachen, können Workflow Templates erstellt werden
  • Templates können jederzeit vom Ersteller genutzt, bearbeitet oder gelöscht werden
  • Es Können Workflow-Teilnehmer angelegt werden.
  • Sie können Einschränkungen für den Workflow definieren.
  • Bei Abschluss oder Problemen mit dem Workflow werden Sie per E-Mail informiert
  • Notizen und Nutzer hinzufügbar
  • Templates können dann auch komfortabel per API angesprochen werden. So verhindern Sie, dass zu viel von der Logik der Signaturprozesse in anderer Software nachgebaut werden muss
workflow template
workflow template2
workflow template3
workflow template4

Authentifizierung am Signaturportal und für die Signaturfreigabe

Sie bestimmen die Stärke des Zugriffsschutzes (entweder global oder individuell per Workflow):

  • Ist eine 2FA notwendig oder nicht sowie weitere Einstellungen
  • Das Signaturportal stellt Ihnen ein komplettes Rollen- und Rechtemanagement zur Verfügung, um individuell Sichtbarkeit und Zugriff zu verwalten
  • Die Sichtbarkeit der Dokumente kann in jedem Workflow individuell für alle beteiligten Nutzer eingestellt werden
Mehr zur Authentifizierung
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Zugriff und Sichtbarkeit

  • Die Sichtbarkeit der Dokumente kann in jedem Workflow individuell für alle beteiligten Nutzer eingestellt werden
  • Das Signaturportal stellt Ihnen ein komplettes Rollen- und Rechtemanagement zur Verfügung, um individuell Sichtbarkeit und Zugriff zu verwalten

Branding und Customizations

Es kann sowohl das Look and Feel der Webseiten und im Customizing das Firmen-Branding durch uns für
Sie angepasst werden als auch eine spezielle Anpassung von Flows, Masken, E-Mails u.v.m. erfolgen.

Ziehen Sie die Linie nach links und rechts, um 2 verschiedene Customizations zu sehen

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davor

before

danach

after