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QR-Code-Signatur-Annotation mit Dokumentenübersicht & Widerrufsmöglichkeit

Wir haben ein starkes neues Feature entwickelt, das digitale Signaturprozesse auf das nächste Level hebt:
visuelle QR-Code-Signatur-Annotationen!

Mit dieser Funktion kann jedes signierte Dokument mit einem QR-Code versehen werden, der auf eine übersichtliche Dokumentenseite verweist. Damit ist jederzeit prüfbar, ob das Dokument noch gültig ist – sogar von außenstehenden Dritten. Perfekt für Verträge, Bescheinigungen, Zertifikate und mehr!

Drei praktische Einsatzszenarien

1. Zertifikate mit Echtzeit-Gültigkeitsprüfung

Ein Unternehmen stellt Schulungszertifikate aus, die nachträglich widerrufbar sein sollen – z. B. bei Betrug oder Fehlern. Dank QR-Code können Empfänger*innen oder Prüfer*innen durch einfaches Scannen sehen, ob das Dokument noch gültig oder bereits widerrufen wurde.

2. Vertragskopien mit eingebetteter Übersicht

Ein digital unterschriebener Vertrag enthält am Ende einen QR-Code. Beim Scannen öffnet sich eine detaillierte Übersichtsseite mit Status, Signierenden, Download-Link und optional sogar einem öffentlichen Freigabelink – ohne Login.

3. Qualifizierte Signaturen mit Audit-Trail – auch auf Papier prüfbar

Ein Vertrag wird im Workflow von mehreren Personen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet. Zusätzlich entsteht ein Audit-Trail mit allen Schritten im Workflow.
Ein Benutzer druckt das Dokument anschließend aus – inkl. QR-Code.

Durch einfaches Scannen des QR-Codes kann jede*r autorisierte Benutzer*in prüfen:

  • Wurde das Dokument qualifiziert signiert?
  • Wer hat unterschrieben und wann?
  • Gibt es einen Workflow-Bericht?
  • Wo kann ich das digitale Original herunterladen?

So bleibt selbst bei Papierdokumenten die Integrität und Transparenz vollständig erhalten.



Da wird der Medienbruch zum Feature, nicht zum Beinbruch!

Geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, jederzeit – egal ob digital oder auf Papier
– zu prüfen, ob ein Dokument tatsächlich signiert wurde, von wem es stammt und ob es noch gültig ist.

Dank des visuell eingebetteten QR-Codes lässt sich der Signaturstatus eines Dokuments schnell und sicher prüfen
– ob direkt im PDF oder über ein ausgedrucktes Exemplar. Ein Scan genügt, um auf die verifizierbare Dokumentenübersicht zuzugreifen. Auch für einfache Signaturen geeignet!



Konfiguration

So nutzen Sie die neue QR-Code-Annotation optimal

Die neue Funktion ist so flexibel wie Ihre Anforderungen – ob für einfache Signaturen, QES, Siegel oder automatisierte Prozesse. Hier zeigen wir, was möglich ist und wie Sie es nutzen können.

Für Anwender: Flexibel und visuell überzeugend

  • QR-Code frei positionieren: Sie können den QR-Code manuell an jeder Stelle im Dokument platzieren – z. B. im Kopf, neben der Signatur oder im Fußbereich.

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  • Automatisiert platzieren lassen: Optional kann der QR-Code automatisch z. B. als Siegel auf der letzten Seite eingefügt werden – ohne manuelles Eingreifen.
  • Mit Zusatzinfos gestalten: Beim Platzieren können visuelle Ergänzungen wie Rahmen, Label oder Textelemente hinzugefügt werden.

Für alle Signaturstufen geeignet: Kombinieren Sie den QR-Code mit:

  • Einfacher Signatur
  • Fortgeschrittener Signatur
  • Qualifizierter elektronischer Signatur (QES)
  • Elektronischem Siegel

Für Admins: Kontrolle über Inhalte & Sichtbarkeit

Steuern, was der QR-Code zeigt:

  • Workflow-Status (z. B. gültig, zurückgezogen)
  • Signierende und Bearbeitungsstatus
  • Dokument-Download oder Freigabelink aktivieren/deaktivieren

Sichtbarkeit je nach Nutzerrolle:

  • Interne Portalnutzer (nach sicherer Authentifizierung) sehen ggf. weiterführende Details.
  • Externe Nutzer (z. B. Prüfer oder Empfänger) erhalten eine reduzierte, aber verifizierbare Übersicht – auf Wunsch komplett ohne Login.

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  • Unterschiedliche Ansichten konfigurierbar: Sie können separat festlegen, welche Informationen für interne und externe Nutzer angezeigt werden.




Für Empfänger & Prüfer: Dokumente jederzeit verifizieren

Ein großer Vorteil der QR-Code-Annotation ist, dass nicht nur Ersteller und Unterzeichner davon profitieren – auch Empfänger,
Dritte und Prüfer können einfach und zuverlässig die Gültigkeit eines Dokuments nachvollziehen.

So funktioniert’s beim Scannen:

  • Mit Kamera-App scannen: Öffnen Sie einfach die Kamera eines Smartphones oder Tablets. Der QR-Code wird erkannt und führt direkt zur Dokumentenübersicht – eine Website, die durch Ihren Portalserver bereitgestellt wird – ganz ohne spezielle App.
  • Im PDF anklicken: In digitalen Dokumenten genügt ein Klick auf den QR-Code, um die zugehörige Übersicht im Browser zu öffnen.



Was Nutzer sehen können (je nach Konfiguration):

  • Aktueller Dokumentstatus (gültig, zurückgezogen, temporär ungültig)
  • Signierende Personen oder Stellen
  • Datum und Status des Workflows
  • Optional: Downloadlink oder öffentlicher Freigabelink

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Die Dokumentenübersicht passt sich automatisch der Berechtigung an: Interne Nutzer (z. B. mit Login) sehen mehr als externe Gäste.