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SecArchive – Qualifizierte elektronische Signaturen im Scanning

Auf dieser Seite erklären wir die wichtigsten Punkte rund um das Thema „Ersetzendes Scannen und Signieren“, z.B. wie Sie Ihre analogen Papierdokumente in rechtskonforme digitale Dokumente überführen können, und was Sie dabei beachten müssen.
Zunächst klären wir die wichtigsten Begriffe aus dem Bereich „Rechtskonformes ersetzendes Scannen“ und erläutern am Ende der Seite das dazugehörige Produkt SecArchive und seine technischen Spezifikationen bzw. Features.

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Ablauf – Signaturen im Scanning

Um gesetzeskonformes ersetzendes Scannen zu realisieren und dem Traum vom papierlosen Büro ein Stück näher zu kommen, benötigt man qualifizierte elektronische Signaturen. Wie Sie das ersetzende Scannen mit uns als Ihrem starken Partner realisieren können, lässt sich in etwa wie folgt zusammenfassen:

1

Automatisierte Übergabe der Dokumente aus dem Scanning an die Signatur- komponenten


2

Sichtprüfung im Trusted Viewer (Stichprobenprüfung) des SecArchive Clients während des Signierens  (Überprüfung, ob das gescannnte Dokument mit dem Original übereinstimmt)


3

Erstellung des signierten Dokuments (Einbindung der Signatur in die Datei oder mithilfe separater Datei und PKC7-Datei) = Anbringen des Transfervermerks


4

Sendung der Signatur an den SecPKI Server oder der signierten Datei


5

Überprüfung des Nutzers (Zertifikate) und seiner Rechte durch den SecPKI Server


6

Überprüfung der Gültigkeit der Signatur durch den SecPKI Server


7

Speicherung von Signaturen und Zeitstempeln im Hashbaum/Langzeitarchiv durch den SecPKI Server. Somit wird gewährleistet, dass die Gültigkeit der Signaturen auch in der Zukunft gewährleistet werden kann (gesetzliche Anforderungen zur Gewährleistung überschreiten teilweise deutlich 10-Jahres-Fristen)


8

Das war´s! Damit haben Sie ein rechtskräftiges, durch eine digitale Signatur geschütztes Dokument erstellt und gesichert


SecArchive

Für das ersetzende Scannen empfehlen wir den SecArchive Client und den SecPKI Server, da der SecSigner alleine das oben beschriebene Szenario aufgrund fehlender Serverkomponente nicht abbilden kann. Zudem ist der Viewer im SecSigner nicht für gescannte Dokumente opimiert.

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