Was unterscheidet TR RESISCAN und rechtskonformes Scannen und Signieren gemäß SGB IV

Das SGB IV (Viertes Buch Sozialgesetzbuch (Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung) regelt u.a. die rechskonforme Aufbewahrung von Unterlagen. Dies erfordert: Dauerhafte Datenträger/Bildträger für die elektronische Speicherung schriftlicher Unterlagen, Überprüfung und Bestätigung der Übereinstimmung von Original und Scan, Unveränderbarkeit des gescannten Dokuments und eine qualifizierte, dauerhaft überprüfbare Signatur (gemäß Signaturgesetz) des gescannten Dokuments.

Die Technische Richtlinie RESISCAN 03138 des BSI greift die gesetzlichen Vorgaben wie Lesbarkeit, Übereinstimmung (Vollständigkeit) des gescannten Dokuments sowie die Unveränderlichkeit der Daten durch Einsatz von elektronischen Signaturen inkl. Langzeitspeicherung auf und benennt konkret die nötigen Schritte sowohl in der Organisation als auch bei den technischen Anforderungen, die für das ersetzende Scannen in Behörden anfallen
Vgl. Baustein Scanprozess

Für Kontrollen durch externe, unabhängige Stellen ist es unabdingbar, dass die einzelnen Schritte der Scanverarbeitung auch für Außenstehende nachvollziehbar sind. Zur Qualitätssicherung gehören das Anbringen eines Transfervermerks (wer hat wann das Dokument gescannt), Bestätigung der Übereinstimmung zwischen Scan und Original sowie Protokollierung von Auffälligkeiten während des Scannens, etc.

TR RESISCAN liefert hier die Voraussetzungen zur Umsetzung gesetzlicher Vorgaben für rechtskonformes Scannen und Signieren.

Ersetzendes Scannen und Signieren (E-Akten)