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Perma Link – Ihr direkter Einstieg in sichere, digitale Signaturprozesse
Digitale Anträge einfach per Link – ohne Registrierung, ohne Umwege.
Mit dem Perma Link stellen Sie Dokumente oder Formulare direkt per URL bereit – ob im Intranet, auf Ihrer Website oder per E-Mail. Sowohl interne als auch externe Nutzer können so mit einem Klick einen vollständigen Signatur-Workflow starten – inklusive Identifikation, Ausfüllen, Unterschrift und Weiterleitung zur Freigabe.
Was ermöglicht der Perma Link?
- Direkter Zugang per URL: Starten Sie spezifische Workflows oder Formulare ohne manuelles Anstoßen durch einen Benutzer.
- Kein Benutzerkonto erforderlich: Auch nicht registrierte externe Personen können sofort mit dem Signaturprozess beginnen.
- Vollautomatisierte Workflows: Integrieren Sie Signatur- und Genehmigungsprozesse nahtlos in Ihre digitalen Abläufe.
Welches Problem löst der Perma Link?
In vielen Organisationen besteht die Herausforderung, dass Anträge, Formulare oder Verträge:
- … von nicht-registrierten Nutzern (z. B. Bewerber, Partner) ausgefüllt und signiert werden müssen.
- … keinen klaren Einstiegspunkt haben – Nutzer wissen nicht, wo sie starten sollen.
- … durch manuelle Prozesse und Medienbrüche verlangsamt werden (z. B. Ausdruck, E-Mail-Versand, Einscannen).
- … nicht automatisch in definierte Freigabeprozesse überführt werden.
- … durch fehlende Automatisierung und Transparenz fehleranfällig sind.
Mit dem Perma Link beseitigen Sie diese Hürden – einfach, sicher und effizient.
So funktioniert der Perma Link in der Praxis
- Der Nutzer klickt auf den bereitgestellten Link (z. B. in einer E-Mail oder auf Ihrer Website).
- Falls erforderlich, erfolgt eine Identifikation (z. B. per eID, SMS oder Video-Ident).
- Das Dokument oder Formular wird im Signatur-Editor geöffnet, ausgefüllt und signiert.
- Der Workflow erkennt automatisch den nächsten Schritt – z. B. die Weiterleitung an eine vorgesetzte Stelle zur Freigabe.
Typische Einsatzszenarien
- Mitarbeiter-Self-Services: Reisekosten-, Urlaubs- oder Hardware-Anträge direkt im Intranet bereitstellen – ohne Portal-Login.
- Externe Anträge und Verträge: Förderanträge, Vertragsanforderungen oder Kundendokumente sicher und automatisiert erfassen.
- Digitale Serviceportale: Integration von Signatur-Workflows in Self-Service-Angebote („Jetzt Antrag einreichen“).
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen stellt im Intranet einen Perma Link zu einem Formular bereit, mit dem Mitarbeitende den Zugang zu einer neuen Software beantragen können.
- Mitarbeitende rufen den Link auf, füllen das Formular aus, signieren es direkt im Browser und senden es mit einem Klick an die zuständige Abteilung.
- Der gesamte Prozess läuft ohne Login ab – selbst bei nicht registrierten Nutzern.
- Optional kann das Formular die Eingabe von Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse abfragen.
- Das Dokument wird automatisch in den Signatur-Workflow überführt und je nach Konfiguration an weitere Bearbeiter weitergeleitet.
So geht’s – Anwendung im Signaturportal
Es kann ein Template angelegt werden, welches einen Workflow-Schritt beinhaltet, welcher ähnlich wie ein Platzhalter keinem konkreten Teilnehmer zugewiesen wird.
Es kann über bereits vorhandene Funktionen dann definiert werden, was nach Abschluss des Workflows passieren soll, z.b. E-Mail-Benachrichtigungen.
Von so einem Template kann dann ein Permalink erzeugt werden. Entweder als URL zum manuellen Versenden oder als HTML Schnipsel inkl. SecSign Logo auf einem Button „
Nachdem man ein Template erstellt hat, kann man den Link für das Template jederzeit mit dem Button kopieren und an eine gewünschte Person weitergeben:
D.h. ohne explizite Anlage eines Workflows, wird durch das Aufrufen des Permalinks ein Workflow angelegt und es wird angenommen, dass die aktuelle Person, die Person des Platzhalters des Workflow-Schrittes ist.
Möchten Sie mehr über das Feature erfahren?
Vereinbaren Sie ein unverbindlichen Termin mit uns und wir besprechen gerne Ihr Wunschszenario und wie wir es Ihnen ermöglichen können.