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Perma Link
Mit Perma Link können Workflow-Templates via URL direkt gestartet werden. Dabei können auch Personen die URL aufrufen die nicht im Signaturportal registriert sind bspw. Externe Treuhänder. Damit können bspw. Umfragen, Formularthemen, Ausfüllen von Listen uvm. realisiert werden, für diese dann auch eine Zusammenfassung bereitgestellt wird.
Erstellen Sie beim Erstellen eines Templates einen Link welchen Sie bspw in Ihrer Website für Ihre Kollegen oder aber auch für Externe Benutzer bereitstellen können. Dieser Link führt die Benutzer dann direkt in ein Formular oder ein Dokument was signiert werden muss. Das ganze kann dabei direkt auch einen Workflow anstoßen.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen stellt ein Formular im Unternehmensnetz für Interne sowie Externe als Permalink bereit. In diesem Case müssen die Mitarbeiter ein Formular ausfüllen, um die neue Software nutzen zu dürfen. Wenn Sie den Permalink aufrufen, können die Mitarbeiter das Formular sofort ausfüllen und nur können es im selben Zug noch signieren und an die Zuständige Abteilung absenden.
Wird der Link von einer nicht am Signaturportal registrierten Person aufgerufen, werden die Step by Step Seiten ohne Login angezeigt und folgende Schritte passieren:
- (Optional falls im Template definiert) wird die Eingabe von Vorname, Nachname, E-Mail angefordert
- Das Dokument zum Signieren oder bspw. ein Formular zum Ausfüllen im Signatureditor angezeigt
So geht’s – Anwendung im Signaturportal
Es kann ein Template angelegt werden, welches einen Workflow-Schritt beinhaltet, welcher ähnlich wie ein Platzhalter keinem konkreten Teilnehmer zugewiesen wird.
Es kann über bereits vorhandene Funktionen dann definiert werden, was nach Abschluss des Workflows passieren soll, z.b. E-Mail-Benachrichtigungen.
Von so einem Template kann dann ein Permalink erzeugt werden. Entweder als URL zum manuellen Versenden oder als HTML Schnipsel inkl. SecSign Logo auf einem Button „
Nachdem man ein Template erstellt hat, kann man den Link für das Template jederzeit mit dem Button kopieren und an eine gewünschte Person weitergeben:
D.h. ohne explizite Anlage eines Workflows, wird durch das Aufrufen des Permalinks ein Workflow angelegt und es wird angenommen, dass die aktuelle Person, die Person des Platzhalters des Workflow-Schrittes ist.
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