HR Prozesse

Verlieren Sie nicht den Kampf um qualifiziertes Personal durch langsame Freigabe- und Signaturprozesse, bei denen wertvolle Zeit verstreicht, weil Unterschriftenmappen und -freigaben herumgereicht oder sogar postalisch hin- und hergeschickt werden müssen.

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Ist-Situation:

Mehr oder weniger werden Sie sich vielleicht wie viele unserer Kunden in einem der folgenden Punkte wiederfinden, bevor diese zu unserem Signaturportal wechselten. Qualifiziertes Personal ist hart umkämpft. Reagieren Sie schnell und effizient!

Zunächst einige Beispiele, über welche Szenarien wir reden:

  • Freigabe von Neueinstellungen/Arbeitsverträgen
  • Unterzeichnung von Arbeitsverträgen
  • Arbeitnehmerüberlassungsverträge
  • Werkstudentenverträge
  • Fälschungssichere Zeugnisse

Nutzen Sie die Digitalisierung nicht nur, um die obigen Probleme zu beheben, sondern bieten Sie neuen Kollegen damit gleich einen hochwertigen, innovativen und seriösen Auftritt Ihres Unternehmens. Bauen Sie daneben in Ihrem Unternehmen gleich Verwaltungsaufwand ab. Unser Versprechen an Sie: Sie werden Ihren Prozess um ein Vielfaches beschleunigen, gleichzeitig sicherer gestalten und dazu noch eine gute User-Experience erhalten.

Überblick

  • Hochwertiger Auftritt Ihres Unternehmens durch personalisierbare Webseite für den Einstellungsprozess
  • Mobil, global und flexibel: Einstellen und Freigeben aus dem Home Office oder am Flughafen
  • Verringern Sie die Verwaltungsaufwände von Verträgen und erhöhen Sie die Effizienz. Der externe potenzielle neue Mitarbeiter erhält den Arbeitsvertrag innerhalb eines Tages sowie alle nötigen Informationen
  • Je nach Vertrag (z.B. Werkstudentenvertrag vs Arbeitnehmerüberlassung) bestimmen Sie über Workflow-Templates, welche Signaturniveaus und Co. genutzt werden
  • Signieren Sie mehrere Arbeitsverträge in einem Rutsch mithilfe der Stapelsignatur
  • Komplett digitales Onboarding neuer Kollegen inklusive stark identifizierter Personendaten
  • Gezeichneter Arbeitsvertrag und qualifizierte Signaturen durch PDF/A sowie LTA-Archivierung direkt im Server oder Ihrem externen System
  • Signieren Sie Zeugnisse automatisiert durch ein qualifiziertes Siegel, um so ein manipulationssicheres Zeugnis zu erstellen, bei welchem jeder prüfen kann, ob es von Ihrem Unternehmen kommt.
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Der Ende-zu-Ende elektronischer Vertragsprozess:

Sie erstellen sich einen Workflow, der sowohl den internen Freigabeprozess (z.B. die Genehmigung der Arbeitsverträge bzw. Neueinstellung der Kollegen) abbildet, als auch die Unterzeichnung des eigentlichen Arbeitsvertrages, den Sie dann mit dem neuen Kollegen abschließen.

Schnelle interne Anstellung und Arbeitsvertrags-unterzeichnung und -annahme

Es gibt keine analoge Laufmappe und analoge Zettelwirtschaft mehr. Nichts wird länger mit der Post hin- und hergeschickt. Ihre Kollegen prüfen, signieren und geben frei, und zwar komplett digital und rechtssicher. Ein vorgelagerter Freigabeprozess regelt Neueinstellungen ohne unnötige Wartezeiten durch Vertreterregelungen, Gruppen von Unterzeichnern (z.B. Prokuristen), automatisierter Erinnerungsfunktion, u.v.m.

  • Legen Sie sich Templates für wiederkehrende Prozesse an
  • Sie werden per E-Mail informiert, wenn es etwas zu signieren gibt
  • Es wird zentral pro Workflow oder Template geregelt, in welchem Szenario welche Aktionen nötig sind, z.B. welches Signaturniveau genutzt werden muss, usw., so dass Ihre Kollegen komfortabel durch den Prozess geführt werden.
  • Binden Sie externe Personen mit oder ohne Registrierung in Ihre Prozesse ein
  • Es müssen mehrere Dokumente in einem Schritt signiert werden? Kein Problem mit unserer Stapelsignatur.
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Hochwertiger und rechtssicherer Unternehmensauftritt

Verzögerte analoge Vertragsfreigaben führen zu Frust auf allen Seiten. Mit dem Signaturportal können Sie dem Externen, mit dem Sie einen Vertrag eingehen möchten, noch am gleichen Tag den gegenzuzeichnenden Vertrag anbieten.

  • Webseite des Signaturportals ist komplett customizable/White-Label-fähig, so dass nicht nur Ihr Logo genutzt wird, sondern weit mehr
  • Personalisieren Sie die E-Mails, die Kollegen und Externe erhalten bzgl. Inhalt und Look and Feel
  • Fügen Sie Notizen an, die nur die konkret angesprochene Person sieht, oder aber eine Notiz, die jeder im Workflow sieht
  • Fügen Sie im Workflow Dokumente bei, die nur informativen Charakter haben wie z.B. AGBs
  • Erfüllen Sie die Schriftformerfordernis oder konfigurieren Sie sich einen Freigabeprozess, der genau Ihren Beweiswert- und Sicherheitsanspruch erfüllt

Integrieren Sie die Signatur in all Ihre Prozesse

  • Starten Sie Workflows direkt aus Ihrer Anwendung heraus mit einer modernen API
  • Legen Sie Signaturpositionen über KI und/oder Keywords und Formfelder fest
  • Speichern Sie fertig signierte Dokumente automatisiert in Ihrem CRM, DMS oder einfach im Dateisystem
  • Interne Kollegen melden sich am Portal mit ihren gewohnten Unternehmensdaten am Services an, z.B. durch eine AD- oder Azure-Anbindung. Es kann auch SSO genutzt werden
  • Externe Vertragsteilnehmer können auch ohne eine Registrierung durch einen einfachen Signatur-Link signieren. Es kann aber aktiviert werden, dass sich Externe auch registrieren können
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Sicherheit

Sie entscheiden, wo Ihr Signatur Portal laufen soll: Auf Ihrem eigenen Server oder in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl oder von uns für Sie als Managed Cloud betrieben, so dass Sie sich nicht um den Betrieb und das Drumherum kümmern müssen.

Mehr

Die Daten sind während der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt.

Es werden stets die aktuellen Sicherheitsanforderungen des BSI und z.B. auch der OWASP berücksichtigt.

Sie legen fest, wie lange Daten und Dateien gespeichert werden oder wann etwas gelöscht werden soll.

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