Digitale HR-Prozesse:
Die Zukunft des Einstellungs- und Arbeitsvertragsprozesses
Gewinnen Sie vor Ihren Konkurrenten den War of Talent, und zwar durch Innovation und Performance!
- Signieren Sie Arbeitsverträge mit internen und externen Teilnehmern papierlos, flexibel und digital
- Identifizierung des Bewerbers (Screening gemäß ISO 27001)
- Maximale Markenwahrnehmung durch komplettes Customizing: Schneiden Sie den HR-Prozess sowie das Look and Feel der Webseite und sämtliche URLs und E-Mail-Vorlagen exakt auf Ihr Unternehmen zu
- Integration in bestehende Prozesse, sodass bspw. der Arbeitsvertrag ohne zusätzliche menschliche Interaktion direkt vom Signaturportal in der Personalakte abgelegt wird
- Signieren Sie mit allen eIDAS-Signaturniveaus (einfach, fortgeschritten und qualifiziert)
- Erstellen Sie Formulare und lassen Sie Formfelder in Personalfragebögen ausfüllen. Hierbei können Sie auch gezielt Formfelder zuweisen
- Übergabe von Daten, die im Einstellungsprozess erfasst wurden, per API an eine Fachanwendung
- Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Einverständniserklärung einfach hochladen bzw. von Mitarbeitern signieren lassen
- Profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung mit Kunden in ähnlichen Kontexten wie Ihr Unternehmen
- Revisionssichere Verträge, Inventarlisten, Schlüssellisten, etc.
Eine All-in-One Lösung


Identifizierung gemäß ISO 27001:2022 und viele weiteren Regulatorien durchführen

Revisionssichere Inventarlisten, Schlüssellisten, etc. anlegen (hierzu wird parallel auch ein Protokoll erstellt)
Auch darüber hinaus hat das Signaturportal noch viel mehr zu bieten und macht Schluss mit Flickenteppichen und Insellösungen. Mit dem Signaturportal erhalten Sie alle Funktionalitäten in einer Software und einen Support, der schnell und vor allem hochkompetent ist. Bei uns werden Sie stets von hochqualifiziertem Personal mit kürzester Wartedauer beraten bzw. unterstützt.
Willkommen in der Welt der digitalen Human Resources
In einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt sind digitale HR-Prozesse der Schlüssel zu effizientem, transparentem und datengesteuertem Personalmanagement. Unsere Lösungen helfen Unternehmen, den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu optimieren – vom Einstellungsprozess über das Onboarding bis hin zur kontinuierlichen Weiterbildung, Identifizierung der Person und Mitarbeiterbindung.
Effizientes digitales Onboarding
Ein gut strukturierter Einstellungsprozess ist entscheidend für die schnelle Integration neuer Mitarbeiter. Unsere digitalen Lösungen bieten:
- Administrative Effizienz: Vereinfachen Sie Ihre HR-Prozesse und sparen Sie wertvolle Zeit mit unseren digitalen Lösungen: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten und Anfragen eigenständig hochzuladen und zu verwalten.
- Individuelle Onboarding-Pläne: Passen Sie den Onboarding-Prozess an die spezifischen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters an.
- Automatisierte Dokumentenverwaltung: Reduzieren Sie den administrativen Aufwand durch automatisierte Dokumentation und E-Signaturen.
Warum ein digitaler HR-Prozess?
- Kostenersparnis: Reduzieren Sie administrative Kosten und den Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten.
- Erhöhte Transparenz: Schaffen Sie Klarheit und Vertrauen durch transparente Prozesse und Kommunikationswege.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Passen Sie Ihre HR-Prozesse flexibel an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens an.
- Erhöhte Datensicherheit: Digitale HR-Systeme bieten hohe Sicherheitsstandards, einschließlich Datenverschlüsselung und Zugriffssteuerung. Schützen Sie sensible Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff und gewährleisten Sie die Integrität Ihrer Informationen.
- Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung von Papierverbrauch und physischen Dokumenten trägt zu einer nachhaltigeren Geschäftspraxis bei. Dies unterstützt Ihre Umweltziele und reduziert den ökologischen Fußabdruck Ihres Projekts.
Vorteile von E-Signaturen im HR-Bereich
E-Signaturen beschleunigen den gesamten Prozess der Dokumentenunterzeichnung. Statt Dokumente auszudrucken, zu versenden und auf die Rücksendung zu warten, können Sie diese in wenigen Minuten digital signieren und versenden.
Schaffen Sie Klarheit und Vertrauen durch transparente Prozesse und Kommunikationswege.
Passen Sie Ihre HR-Prozesse flexibel an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens an.
Digitale HR-Systeme bieten hohe Sicherheitsstandards, einschließlich Datenverschlüsselung und Zugriffssteuerung. Schützen Sie sensible Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff und gewährleisten Sie die Integrität Ihrer Informationen.
Die Reduzierung von Papierverbrauch und physischen Dokumenten trägt zu einer nachhaltigeren Geschäftspraxis bei. Dies unterstützt Ihre Umweltziele und reduziert den ökologischen Fußabdruck Ihres Projekts.
Anwendung von E-Signaturen in HR-Prozessen

Vertragsmanagement
Erstellen, senden und signieren Sie Arbeitsverträge digital. Mit E-Signaturen können neue Mitarbeiter ihre Verträge schnell und sicher unterzeichnen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Es können Dokumente wie Zeugnisse, Bescheinigungen, etc. unkompliziert und sicher hochgeladen werden.
Onboarding-Dokumente
Von Vertraulichkeitsvereinbarungen bis hin zu Unternehmensrichtlinien – alle notwendigen Onboarding-Dokumente können digital unterzeichnet und archiviert werden, was den Start neuer Mitarbeiter erheblich vereinfacht.
Urlaubsanträge bzw. Krankmeldung
Mit einem Klick können Mitarbeiter Urlaubsanträge sowie Krankmeldungen einreichen bzw. hochladen. Es ist konfigurierbar, diese Dokumente automatisch in einen gewünschten Ordner bzw. Ablageort speichern zu lassen.
Einverständniserklärungen
Holen Sie die Einverständniserklärungen Ihrer Mitarbeiter für verschiedene HR-Initiativen schnell und unkompliziert und ohne den Umweg über Papierdokumente ein.
Implementierung von E-Signaturen in Ihrem Unternehmen Die Einführung von E-Signaturen in Ihren HR-Prozessen ist einfacher als Sie denken. Mit unserer Unterstützung können Sie Folgendes umsetzen:
- Integration in bestehende Systeme: Unsere Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre vorhandenen HR-Software und -Systeme integrieren.
- Schulung und Support: Wir bieten umfassende Schulungen und kontinuierlichen Support, um sicherzustellen, dass Ihr Team den vollen Nutzen aus E-Signaturen sowie anderen einzigartigen Workflows und Features wie unsere Formularfunktion zieht.
Änderung im Nachweisgesetz
Am Donnerstag, dem 21. März 2024, stimmte die Bundesregierung der Ersetzung der Schriftform im Nachweisgesetz gemäß § 126b BGB zu. So können Arbeitsverträge in naher Zukunft auch per E-Mail digital vereinbart werden. Eine Unterschrift auf Papier, wie sie gemäß § 126 BGB verlangt wird, ist nicht mehr erforderlich.
Der vom Bundesjustizminister Dr. Marco Buschmann vorgelegte Regierungsentwurf für das Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft und der Verwaltung von Bürokratie (Bürokratieentlastungsgesetz bzw. BEG IV) soll die Änderung nachträglich noch in den am 13. März 2024 beschlossenen Regierungsentwurf integrieren.
Konkret soll im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden, sofern das Dokument für die
schreibt Buschmann in einem Brief an die von der Neuregelung betroffenen Verbände.
Kurz gesagt bedeutet dies, dass in Zukunft der Abschluss von Arbeitsverträgen bzw. der Onboarding-Prozess digital erfolgen kann.
Arbeitsverträge künftig per E-Mail möglich
Neues zum Nachweisgesetz
Einstellungsprozess:
Hier sieht man, wie der Prozess der Einstellung verläuft und an welchen Stellen man das
Signaturportal nutzen kann, um bisherige analogen Prozesse zu digitalisieren
Hinweis: Sie können die blauen Texte anklicken, dann wird Ihnen mehr Information angezeigt
Unterlagen werden geprüft
Der Bewerber wird in diesem Schritt aufgefordert, Dokumente über das Signaturportal hochzuladen
Per Workflow Dokumente anfragen wie z.B. Semesterbescheinigung, Zeugnis, Arbeitszeugnis, Eintrittserklärung, Datenschutzerklärung
Vertragsschluss
Workflow anlegen: In diesem Szenario wird der Vertrag an den Unterzeichner zur einfachen Signatur gesendet. Nach Abschluss der Workflows wird das Dokument automatisch gesiegelt (optional). Das Siegel trägt zur Steigerung des Beweiswertes bei.
Screening gemäß ISO 27001:2022
Der Mitarbeiter soll seinen Arbeitsvertrag qualifiziert signieren. In diesem Schritt wird er automatisch durch unsere Plattform in eine eIDAS-konforme Identifizierung zu einem Trustcenter geleitet. Hiermit erfüllen Sie alle Anforderungen an ein sehr strenges Mitarbeiter-Screening. Sie haben den qualifiziert signierten Vertrag und damit den Beweis, dass der Mitarbeiter die eIDAS-Identifizierung und damit ein strenges Screening durchlaufen hat
Identifikationsprozess inkl EU- Sanktionslistenabgleich Mehr Info über die Datenerhebung der D-Trust
Personalbogen ausfüllen
Bei dem Schritt Formular-Modul + direkte Weiterleitung zur Buchhaltung
Dokument geht zur Buchhaltung bzw. an eine angebundene Drittsoftware und wird dort weiterverarbeitet
Aushändigung Hardware
Man kann mit unserem Formularmodul eine Inventarliste erstellen. Der neue Mitarbeiter kreuzt einfach an, welche Hardware, Schlüssel, etc. er bekommen hat. Anschließend wird die Liste von einem HR Mitarbeiter geprüft.
Davon wird ein revisionssicheres Protokoll erstellt. In diesem ist einzusehen, was der Mitarbeiter erhalten hat und welcher HR-Mitarbeiter dies bestätigt hat.Offboarding:
Identifizieren und Überprüfen eines neuen Mitarbeiters (Screening gemäß ISO 27001:2022)
Beim Einstellungsprozess ist es wesentlich, den Bewerber zu identifizieren, um sicher zu gehen, mit wem man es zutun hat. Gerade in hochkritischen Infrastrukturen wird es immer wichtiger, verstärkt darauf zu achten.
Neben dem eigenen Anspruch des Unternehmens, wie ein Mitarbeiter identifiziert werden soll, gibt es zahlreiche Zertifizierungen und regulatorische Vorgaben (abhängig vom Geschäftsfeld), die es erfordern, dass die Mitarbeiter identifiziert werden.
Auch das neue Control A.6.1 in der ISO 27001:2022 erfordert ein Screening der Mitarbeitenden vor und nach dem Eintritt in der Organisation:
English
Background verification checks on all candidates to become personnel shall be carried out prior to joining the organization and on an ongoing basis taking into consideration applicable laws, regulations and ethics and be proportional to the business requirements, the classification of the information to be accessed and the perceived risks.Deutsch
Alle Personen, die in die Belegschaft aufgenommen werden, müssen vor dem Eintritt in die Organisation und fortlaufend unter Berücksichtigung geltender Gesetze, Vorschriften und ethischer Grundsätze einer Sicherheitsüberprüfung unterzogen werden, und diese Überprüfung muss in einem angemessenen Verhältnis zu den geschäftlichen Anforderungen, der Einstufung der einzuholenden Informationen und den wahrgenommenen Risiken stehen.Vorteile unserer Identifikation
Mit unseren Lösungen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, diese Identifizierung durchzuführen und direkt in den Einstellungsprozess zu integrieren.
Wichtig:In der eIDAS Verordnung , welche in Kraft gesetzt wurde, um einen deutlicheren Rahmen um den rechtlichen Anspruch in allen Bereichen rund um digitale Identitäten und digitale Signaturen zu haben, ist klar definiert, wie bspw. eine Identifikation einer natürlichen oder auch juristischen Person erfolgen soll.
Screening gemäß ISO 27001:
Der Mitarbeiter soll seinen Arbeitsvertrag qualifiziert signieren. In diesem Schritt wird er automatisch durch unsere Plattform in eine eIDAS-konforme Identifizierung zu einem Trustcenter geleitet. Hiermit erfüllen Sie alle Anforderungen an ein sehr strenges Mitarbeiter-Screening. Sie haben den qualifiziert signierten Vertrag und damit den Beweis, dass der Mitarbeiter die eIDAS-Identifizierung und damit ein strenges Screening durchlaufen hat (Beschreibung des genauen Prozesses weiter unten).
*Die Identifikation für die qualifizierte Fernsignatur über ein Trustcenter beinhaltet auch einen EU-Sanktionslistenabgleich, was viele Auditoren bei der Sicherheitsüberprüfung voraussetzen. Die neuen Controls werden verstärkt geprüft, und unser Vorgehen für dieses Control wurde vom TÜV Rheinland besondern gelobt und hervorgehoben.
Nutzung der qualifizierten elektronischen Fernsignatur:
Die Identifizierung für die qualifizierte Fernsignatur wird weiter genutzt, sodass man sich vom Trustcenter aktiv die Bestätigung über die erfolgreiche Identifizierung und auch die personenbezogenen Daten holt. Mehr zum Datenschutz bzw. zur Verarbeitung von Daten bei der Identifizierung finden Sie hier: https://www.d-trust.net/de/datenschutz-sign-me
Vorort-Identifikation:
Sie können die Vorort-Identifikation über über eine RA Stelle (Personen, die im Unternehmen andere Personen identifizieren dürfen) nutzen, welche die notwendigen Schritte in unserem Server bestätigt. So hat z.B. eine Lichtbild-Kontrolle stattgefunden, gewünschte Daten wurden abgeglichen, usw. Für die Benutzeranlage kann dann auch noch eine 4-Augenfreigabe konfiguriert werden.
In unserem Signaturportal können Sie den Bewerber vor dem Unterzeichnen identifizieren lassen, indem dieser bpsw. den Arbeitsvertrag mit einer qualifizierten elektronischen Fernsignatur unterzeichnet. Die qualifizierte Fernsignatur hat im Vergleich zur fortgeschrittenen Signatur ein höheres Sicherheitsniveau. Es wird ein Zertifikat für den Benutzer ausgestellt, und in dem Zertifikat werden bestimmte Daten der Person hinterlegt wie Vor- und Nachname, u.v.m. Darüber hinaus wird der Unterzeichner stark identifiziert, und der Empfänger kann sich darauf verlassen, dass die im Zertifikat stehende Person authentisch ist. Diese wird vor Ausstellen des Zertifikats direkt von einem Trustcenter identifiziert (D-Trust (Bundesdruckerei)).
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