SecCommerce - Digitale Vertragsabschluss Empfehlung und Vertragsabschluss

Gegenwärtige Situation:

Mehr oder weniger werden Sie sich vielleicht wie viele unserer Kunden in einem der folgenden Punkte wiederfinden, bevor diese zu einem Signaturportal wechselten.

Einige Beispielszenarien sind:

Angebot/Offerte
Interne Vertragsfreigabe oder Vergabeempfehlung
Verträge wie zum Beispiel Beschaffung, Auftrag, Kaufvertrag, Leasingverträge, usw.

Von dem Beschaffungsauftrag oder der Vertragsfreigabe bis zum eigentlichen Vertragsabschluss vergehen in den meisten Fällen viele Tage. Ist dann noch einer der Kollegen, die etwas freigeben müssen, im Urlaub oder hat einfach keine Zeit, wartet der ganze nachfolgende Prozess, und häufig merken die Beteiligten erst sehr spät, dass gerade irgendwo eine Verzögerung entsteht.

Unser Versprechen: Mit unserem Signaturportal vereinfachen Sie nicht nur Ihren Beschaffungs- und Vertriebsprozess, sondern beschleunigen diesen auch noch um ein Vielfaches.

Überblick

Schneller Vertrags- und Freigabeprozess
Revisionssichere Audit- bzw. Revisions-Protokolle über den gesamten Workflow
Mobil, global und flexibel: Arbeiten aus dem Home Office oder am Flughafen
Automatisieren Sie Ihren Workflow - Integration über komfortable API oder Plugins
Stets den Überblick darüber behalten, in welchem Schritt der Workflow ist

Erinnerungsfunktionen, falls der Workflow stockt
Vertretungsregel (z.B. bei Urlaub oder Krankheit)
Regelung der Sichtbarkeiten pro Dokument (wer darf was genau sehen) und ständige Kontrolle darüber, in welchem Schritt welches Dokument ist
White Labeling: Wir gestalten Ihnen Ihren Prozess, der perfekt auf Ihre Bedingungen abgestimmt ist
Hochwertige Unternehmenswahrnehmung durch Externe durch Customizing und Brand Awareness

Der Ende-zu-Ende elektronische Vertragsprozess:

Sie erstellen sich einen Workflow, der sowohl den internen Freigabeprozess (also z.B. die Genehmigung eines bestimmten Beschaffungsauftrags) abbildet, als auch den eigentlichen Vertrag, den Sie dann mit einem externen Unternehmen abschließen.

Schneller Vertrags- und Freigabeprozess

Es gibt keine analoge Laufmappe und analoge Zettelwirtschaft mehr. Nichts wird länger mit der Post hin- und hergeschickt. Ihre Kollegen prüfen, signieren und geben frei, und zwar komplett digital und rechtssicher. Es müssen mehrere Dokumente in einem Schritt signiert werden? Kein Problem, unsere Stapelsignatur hilft Ihnen dabei!

Legen Sie sich Templates für wiederkehrende Prozesse an
Sie werden per E-Mail darüber informiert, wenn es etwas zu signieren gibt
Es wird zentral per Workflow oder Template geregelt, in welchem Szenario welche Aktionen nötig sind, z.B. welches Signatur Niveau genutzt werden muss, usw., so dass Ihre Kollegen komfortabel durch den Prozess geführt werden

Hochwertiger und rechtssicherer Unternehmensauftritt

Verzögerte analoge Vertragsfreigaben führen zu Frust auf allen Seiten. Mit dem Signaturportal können Sie dem Unternehmen, mit dem Sie einen Vertrag eingehen möchten, noch am gleichen Tag den Vertrag, den es gegenzeichnen soll, anbieten.

Webseite des Signaturportals ist komplett customizable/White-label-fähig, so dass nicht nur Ihr Logo genutzt wird, sondern weit darüber hinaus
Personalisieren Sie die E-Mails, die Kollegen und Externe erhalten bzgl. Inhalt und Look and Feel
Fügen Sie Notizen an, die nur die konkret angesprochene Person sieht, oder aber eine Notiz, die jeder im Workflow sieht
Fügen Sie im Workflow Dokumente bei, die nur informativen Charakter haben, wie z.B. AGBs
Erfüllen Sie die Schriftformerfordernis oder konfigurieren Sie sich einen Freigabeprozess, der genau Ihren Beweiswert- und Sicherheitsanspruch erfüllt

Integrieren Sie die Signatur in all Ihre Prozesse

Starten Sie Workflows direkt aus Ihrer Anwendung heraus mit einer modernen API
Legen Sie Signaturpositionen über KI und/oder Keywords und Formfelder fest/li>
Speichern Sie fertig signierte Dokumente automatisiert in Ihrem CRM, DMS oder einfach im Dateisystem
Interne Kollegen melden sich am Portal mit ihren gewohnten Unternehmensdaten am Service an, z.B. durch eine AD- oder Azure-Anbindung. Es kann auch SSO genutzt werden
Externe Vertragsteilnehmer können auch ohne eine Registrierung durch einen einfachen Signatur-Link signieren. Es kann aber aktiviert werden, dass sich Externe auch registrieren können

Sicherheit

Sie entscheiden, wo Ihr Signaturportal laufen soll: Auf Ihrem eigenen Server oder in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl oder von uns für Sie als Managed Cloud betrieben, so dass Sie sich nicht um den Betrieb das Drumherum kümmern müssen.

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