Elektronischer Posteingang

Elektronischer Posteingang & Posteingangssignatur

Auch wenn wir heutzutage in Zeiten der elektronischen Datenkommunikation leben, werden nat“urlich auch weiterhin Anschreiben, Vertr“age, Rechnungen, usw. in Papierform versandt. Zur effizienten Bearbeitung sollen diese Dokumente immer m“oglichst schnell dem zust“andigen Sachbearbeiter zugestellt werden.

Eine schnellere Erfassung und Weiterleitung der Eingangspost k“onnen Sie mithilfe der Digitalisierung Ihres Posteingangs realisieren. Durch festgelegte Zustellungsregeln z.B. mit Blick auf die jeweiligen Zust“andigkeiten werden Fehlerquellen vermieden.
Das eigentliche Ziel einer Digitalisierung des Posteingangs ist jedoch nicht nur die Beschleunigung von Verarbeitungsprozessen, sondern in erster Linie die zentrale Langzeitarchivierung der Daten.

Wir bieten Ihnen eine Serverl“osung, die weit „uber einen einfachen Signatur-Server hinausgeht. Nutzen Sie hochperformante Serversoftware f“ur Massensignatur, Zeitstempel, Verschl“usselung und Benutzerverwaltung.

Was versteht man unter digitaler Postbearbeitung?

Das Hauptziel (die zentrale Langzeitarchivierung der Daten) beinhaltet u.a. ein automatisiertes serverseitiges Signieren oder „Uberpr“ufen eingehender E-Mails und/oder Faxe sowie automatisierte Zeitstempelvergabe f“ur den Posteingang.

    • Digitalisierung eingehender Papierpost in der Poststelle
      Dokumente, Briefe, Akten, usw. werden automatisiert oder direkt von den Mitarbeitern eingescannt. Sehen Sie hierzu auch Ersetzendes Scannen und Signieren (E-Akten)
    • Automatische Klassifizierung und Indexierung der digitalisierten Post
      Dies wird zumeist ebenfalls „uber die Scananwendung realisiert.
    • „Ubergabe der digitalisierten Post an die Signaturanwendung
      Einzelne Dateien oder Dokumentenstapel werden mit einer qualifizierten oder fortgeschrittenen Signatur versehen.
      Pro Dokument und Dokumentenstapel k“onnen Zeitstempel zur eindeutigen Zuordnung eingeholt werden.
      Damit kann ein vertrauensw“urdiges digitales Langzeitarchiv erstellt werden, in dem unter Zuhilfenahme von Zeitstempeln und digitalen Signaturen ein Hashbaum aufgebaut wird.
    • Archivierung der digitalisierten Post
      „Ubergabe an ein ECM (Enterprise Content Management)

E-Mail-Signatur

Signieren Sie alle ein- und/oder ausgehenden E-Mails sowie deren Anh“ange.
Der Signatur-Server kann wie ein Proxy Server genutzt werden, so dass er Ihre Ein- und Ausg“ange „uberwacht. Die Auswahl der zu signierenden E-Mails oder E-Mail-Anh“ange erfolgt „uber konfigurierbare Regeln.

Der SecPKI Server kann E-Mails „uber einen SMTP-Port direkt von Standard-E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Microsoft Outlook oder aus ERP-Software z.B. f“ur die Rechnungssignatur empfangen und weiter verarbeiten.
So k“onnen in diesem Schritt Signaturen validiert oder erstellt werden. Dar“uber hinaus k“onnen auch Zeitstempel vergeben werden.

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Fax-Signatur

Hier gibt es unterschiedliche M“oglichkeiten, wie wir Ihnen dabei helfen k“onnen, Ihre Faxe in ein Langzeitarchiv zu „uberf“uhren. Ein h“aufig genutzter Weg ist die „Ubergabe der Faxe als PDF/A Datei an den SecPKI Server durch den Fax-Server. Es ist aber ebenso problemlos m“oglich, dem SecPKI Server „uber seine API andere Formate zu „ubergeben.
Der SecPKI Server signiert dann entweder die einzelnen Seiten des PDF oder mehrere PDFs im Stapel. Dies wird letztlich „uber eine Festlegung in der Konfiguration bestimmt.
Der SecPKI Server fungiert so als Massensignatur-Server. Am Server k“onnen Signaturen „uber Signaturkarten oder Software-Zertifikate erstellt werden.
Diese Signaturen werden gepr“uft, und ein Hashbaum (Langzeitarchiv) wird aufgebaut, um den Beweiswert der eingehenden Faxe zu erhalten.

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ErsetzendeScannen

Das ersetzende Scannen

Das ersetzende Scannen wird auf einer Extraseite erl“autert. Beim ersetzenden Scannen werden analoge Schriftst“ucke in digitale „uberf“uhrt. Ziel ist es, die analogen Schriftst“ucke danach vernichten zu k“onnen und trotzdem durch die qualifizierte Signatur und den Aufbau des Langzeitarchivs (Hashbaum) den Beweiswert langfristig zu erhalten. Mehr dazu auf der folgenden Seite.

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Serverseitige digitale Signatur und Zeitstempel

Wir unterscheiden zwei Arten von serverseitiger Signatur, die mithilfe des SecPKI Servers realisiert werden k“onnen:

Die serverseitige Signatur mit Nutzereingriff und die automatisierte serverseitige Signatur ohne Nutzereingriff.

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Mobile Signaturen

Kritische Gesch“aftsprozesse oder PDFs direkt mobil auf dem Tablet oder Smartphone signieren.

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